Rakennustieto
EtusivuYhteydenottoHaku
RY Rakennettu ympäristö > Uusin lehti > Pieni kurkistus eri rakennusvalvontojen arkeen
Lehti: 3/2011 | Sivu: 11

Pieni kurkistus eri rakennusvalvontojen arkeen



Arkielämässä rakennustarkastajana saa usein kuulla rakennuttajien ja suunnittelijoiden taholta ihmetystä kuntien kovinkin toisistaan poikkeavista toimintatavoista lupamenettelyssä ja rakennustyön aikaisessa valvonnassa. Aika ajoin asiakkailta kuulee väitteitä, ettei mitään tällaista ole koskaan missään muualla ikinä vaadittu ja että muualla luvan saa paljon helpommin ja nopeammin. Tätä taustaa vasten oli mielenkiintoista ryhtyä keväällä 2011 sivutoimena selvittämään Oy Audiapro Ab:n leivissä kuuden eri puolella Suomea olevan kunnan lupaprosessia ja sähköistä asiointia. Toimeksiantaja hämeenlinnalainen Innopark Programmes Oy oli yhdessä Hämeenlinnan kaupungin maankäytön ja ympäristön palveluyksikön kanssa valinnut päätarkastelun kohteiksi Espoon, Hämeenlinnan, Jyväskylän, Lahden, Oulun ja Turun. Omasta mielenkiinnostani tarkastelin myös Järvenpään käytäntöjä. Järvenpäätä lukuun ottamatta kaikilla tarkastelussa mukana olleilla kunnilla on käytössään Teklan Xcity-rakennusvalvontaohjelmisto.


Espoossa on parhaat voimavarat


Useillakin mittareilla tarkasteltaessa Espoossa on tarkasteltavista kunnista paras ja Hämeenlinnassa heikoin voimavaratilanne. Selvityksessä henkilökunnaksi laskettiin kaikki ne henkilöt kunnassa, jotka tekevät rakennusvalvonnan työtä huolimatta siitä, missä he työtä tekevät. Esimerkiksi lakimies, toimisto- ja arkistopalvelut ja henkilö- ja talousasioista vastaavat pyydettiin ottamaan laskelmaan mukaan, vaikka he eivät rakennusvalvonnan palkkalistoilla varsinaisesti olisikaan. Vertailuarvo saatiin suhteuttamalla henkilötyövuosien määrä kymmentätuhatta asukasta kohden. Ympäristöministeriön Naantalin rakennustarkastuspäivillä esittämän linjauksen mukaan vertailuarvon tulisi olla 1,3–2,0. Henkilötyövuosia rakennusvalvontayksikössä tulisi ympäristöministeriön näkemyksen mukaan olla vähintään 5–10.

Selvityksessä henkilövoimavoimavaroja suhteutettiin myös kunnan maapinta-alaan sekä käsiteltyihin lupiin ja ilmoituksiin. Espoossa ja Järvenpäässä yhtä henkilötyövuotta kohden on valvottavaa maapinta-alaa hieman reilu 6 km2. Hämeenlinnassa vastaava luku on lähes 270 km2. Pinta-alaltaan suuressa kunnassa, jossa on paljon haja-asustus- ja rantarakentamista ovat rakennusvalvonnan haasteet kovin erilaiset kuin tiiviisti rakennetussa pääosin asemakaavoitetussa kunnassa.

Rakennus- ja toimenpidelupia myönnetään lukumääräisesti eniten Espoossa ja Oulussa, joissa molemmissa käsiteltyjen lupien määrä vuonna 2010 oli hieman vajaa 1600 kappaletta. Henkilötyövuotta kohden lupia myönnettiin eniten Hämeenlinnassa ja Oulussa. Henkilötyövuotta kohden Hämeenlinnassa käsitellään yli kolme kertaa enemmän rakennus- ja toimenpidelupia kuin Espoossa. Jyväskylässä, Lahden seudulla ja Järvenpäässä käsiteltävien lupien määrä on hyvin samaa tasoa, noin 60 kpl/ htv.

Hämeenlinnan rakennusvalvonnan voimavarat ovat selkeimmin alimitoitetut verrokkikuntiin ja ympäristöministeriön linjaukseen nähden. Voimavarojen vähäisyys korostuu kaupungin suuren pinta-alan vuoksi. Keskeinen syy Hämeenlinnan ongelmalliseen resurssitilanteeseen on vuoden 2008 kesäkuussa tapahtuneet kuntaliitokset, jolloin Hauhon, Kalvolan, Lammin, Rengon ja Tuuloksen kunnat liitettiin osaksi Hämeenlinnan kaupunkia. Yhdistymisen yhteydessä kaupungin pinta-ala kasvoi kymmenkertaiseksi ja väkiluku nousi 16 000 asukkaalla. Rakennusvalvonnalta jäi tuolloin saamatta osa liittyneiden kuntien henkilökunnasta. Toimisto-/avustavaa henkilökuntaa liittyneistä kunnista ei siirtynyt ollenkaan rakennusvalvonnan palvelukseen.

Taulukko 1. Perustietoja selvityksessä mukana olleista kunnista.


KAUPUNKI TAI KAUPUNKISEUTU Asukasluku 31.12.2010 Maapinta-ala [km2] Henkilöstö [htv] htv/10 000 asukasta maa-km2/ htv R ja T-lupia/ htv
Espoo 247 970 312 51 2,06 6,1 31
Hämeenlinna 66 829 1 786 7 1,05 266,6 109
Jyväskylä 130 816 1 171 21,1 1,61 55,5 58
Lahden seutu 125 277 716 18 1,44 39,8 61
Oulu 141 671 1 412 17,6 1,24 80,2 88
Turku 177 326 246 26,5 1,49 9,3 Ei tietoa
Järvenpää 38 680 38 6 1,55 6,3 56
Ympäristöministeriön linjaus 2011 1,3–2,0

Lahti on lupakäsittelyn nopeudessa selkeä ykkönen

Asiakkaita ja luottamushenkilöitä kiinnostaa erityisesti lupahakemuksen käsittelyajan kesto. Moni kunta on asettanutkin sitovia tavoitteita lupahakemuksen käsittelemiselle. Kuntien välisen vertailun kannalta hankaluutena on kuntien toisistaan poikkeava tapa laskea käsittelyaikoja. Osa laskee ajan, joka kuluu hakemuksen kirjaamisesta päätöksen tekemiseen. Osa kirjaa hakemuksen sisään vasta, kun kaikki hakemukseen liittyvät asiakirjat on toimitettu. Moni myös vähentää asiakkaalta hakemuksen täydentämiseen kuluneen ajan käsittelyajasta. Variaatioita on monia.
Lasketaan niin tai näin, Lahdessa luvat käsitellään verrokkikunnista nopeimmin. Käsittelyaika ei olennaisesti muuttunut senkään jälkeen, kun Lahden, Nastolan ja Kärkölän rakennusvalvonnat yhdistyivät 1.1.2009 lukien muodostaen Lahden seudun rakennusvalvonnan. Yhdistymisen myötä Lahden rakennusvalvonnan toiminta-alue kasvoi viisinkertaiseksi ja asukaslukumäärä nousi 20 000:lla. Rakennuslupien kokonaismäärä kasvoi Lahden aiempaan neljän vuoden keskiarvoon nähden noin 40 %. Muutostenkin jälkeen rakennusvalvonta on saavuttanut sille asetetut tavoitteet käsitellä vähintään 85 % lupahakemuksista kolmessa viikossa. Käsittelyaikaan ei lasketa mukaan aikaa, joka asiakkaalta kuluu hakemuksen täydentämiseen tai korjaamiseen. Taulukossa 2 on kuvattu rakennuslupahakemusten käsittelyaikoja vuonna 2010.


Taulukko 5. Rakennuslupahakemusten käsittelyaikoja vuonna 2010.


Kaupunki Käsittelyaika [vrk] Laskentatapa
Espoo 29 Hakemuksen täydennysaikaa ei lasketa
Hämeenlinna 56 Hakemuksen täydennysaikaa ei lasketa
Jyväskylä 42 Ei vähennyksiä
Lahti 11 Hakemuksen täydennysaikaa ei lasketa
Oulu 211) Ei ilmoittanut
Turku 34 Ei vähennyksiä
Järvenpää 33 Ei vähennyksiä
Taulukon huomautus:
1) Vuoden 2009 tieto

Lahden seudulla on lähes kaikki rakennusluvat delegoitu viranhaltijoille. Rakennuslautakunta käsittelee hakemuksen ainoastaan niissä tapauksissa, kun rakentamisella tai toimenpiteellä on laajaa ja merkittävää kaupunkikuvallista merkitystä tai rakentaminen poikkeaa huomattavasti alueensa ympäristöstä. Vuoden 2010 aikana rakennuslautakunta käsitteli ainoastaan yhden rakennuslupahakemuksen. Viranhaltioiden lupapäätöksistä tehtyjä oikaisuvaatimuksia oli 11.

Hakemusten sujuvaa käsittelyä Lahdessa edesauttaa myös päätäntävallan varsin laaja delegointi usealle viranhaltijalle, säännöllinen ja toimiva lausunnonanto- ja hakemusten kulkua ohjaava seurantajärjestelmä, hyvin toimiva asiakaspalvelu ja selkeät asiakasohjeet. Lupahakemusten kirjaamisen nopeuttamiseksi on luotu eri lupatyypeille mallipohjia, joihin on jo valmiiksi kirjattu niihin tarvittavat liitteet, erityissuunnitelmat, katselmukset ja ehdot. Pääosa edellä mainituista asioista on järjestetty erinomaisen hyvin myös Jyväskylässä. Harmi vain, ettei käsittelyaikojen vertaaminen erilaisten laskentatapojen vuoksi kaupunkien välillä ole mahdollista.

Pienin askelein kohti sähköistä asiointia ja arkistointia

Valtionvarainministeriön huhtikuussa 2009 käynnistämän ns. SADe-ohjelman tavoitteena on edistää sähköistä asiointia siten, että kansalaisten ja yritysten sähköinen asiointi on mahdollista vuoteen 2013 mennessä kattaen kaikki keskeiset palvelut. Yhtenä hankkeen tavoitteista on luoda kuntien käyttöön sähköinen työpöytä, jonka kautta mm. rakentamisen eri luvat olisi mahdollista hakea sähköisesti. Sähköinen työpöytä luo puitteet myös sähköiselle lausunnonantojärjestelmälle ja mahdollistaa entistä paremmin etätöiden tekemisen rakennusvalvonnassa.
Rakennusvalvontaohjelmistoista Tekla Xcity sisältää jo nyt sähköisen rakennusvalvonnan työpöytäsovelluksen. Verrokkikunnista Espoo, Lahti, Turku ja Jyväskylä ovat ottaneet tämän käyttöönsä, Espoo kaikkien laajimmin. Vuodesta 2009 lähtien Espoossa on sähköistä työpöytää hyödynnetty onnistuneesti noin parissa sadassa lupahakemuksessa. Samana aikavälinä on joitakin kymmeniä hakemuksia jouduttu palauttamaan niissä olleiden merkittävien puutteiden vuoksi. Käytön aktivointi vaatii edelleen järjestelmän kehittämistä sekä asiakkaiden ja lupakäsittelijöiden kouluttamista. Espoossakin käyttökokemuksissa puolesta ja vastaan on vaihtelua eri lupakäsittelijöiden kesken. Suurimmat hyödyt on saatu luonnosvaiheessa. Paljon tilaa vieviä kuvia on voitu tallentaa työpöydälle sähköpostissa lähettämisen sijaan. Myös lupaan liittyvät liitteet voidaan tallentaa suoraan työpöydälle. Sen sijaan lupa-asiakirjojen virallinen arkistointi tapahtuu edelleen paperisena.
Espoossa vanhojen rakennuslupien pääpiirustukset on skannattu vuosien 2007 ja 2010 aikana. Sähköinen käyttöarkisto julkaistiin huhtikuussa kaikille netin käyttäjille uuden eCity-nimisen palvelun muodossa. eCity-palvelusta voi ostaa ja ladata Helsingin rakennusvalvonnan Arska-palvelun lailla sähköisiä piirustuksia suoraan omalle päätteelle. Palvelussa tarjolla olevat piirustukset ovat aidossa mittakaavassa pdf- ja tiff- formaatissa. eCity löytyy osoitteesta: https://arska.espoo.fi/. Olevan arkiston skannaaminen on aloitettu myös Lahdessa ja Järvenpäässä. Jyväskylässä työ on tarkoitus käynnistää kuluvan vuoden aikana. Skannaamiseen, tiedostojen nimeämiseen ja tallentamiseen liittyy huomattava määrä huomioon otettavia asioita. Työssä on syytä käyttää ammattimaista osaamista. Järvenpäässä työ olisi jäänyt aloittamatta ilman Planix Oy:lta saatua asiantuntija-apua.
Lahdessa on meneillään mielenkiintoinen arkistoinnin kehitysprojekti, jonka tavoitteena on tuottaa, hallinnoida ja säilyttää sähköisiä dokumentteja koko elinkaaren ajan yksinomaan sähköisessä muodossa. Toteutus tehdään Arkistolaitoksen Sähke2-normin mukaisesti. Lisäksi järjestelmään on tarkoitus saada rakennettua työtä ohjaavaa automaatiota sekä puitteet sähköiseen asiointiin ja allekirjoitukseen. Meneillään on myös asianhallinnan (Tweb) sekä dokumenttienhallinnan (Doris) integrointiprojekti, jonka päämääränä on luoda rajapinnat asianhallinnan ja dokumenttienhallinnan välille. Suunnitelmien mukaan Sähke2-normin mukainen sähköinen arkistointijärjestelmä otetaan käyttöön vielä kuluvan syksyn aikana. Lahden hanke on äärimmäisen mielenkiintoinen ja sen kokemuksia on syytä seurata hyvin tarkkaan.


Kaikilla on opittavaa


Pikainen, hieman pintaa syvempi kurkistus kuuden kunnan rakennusvalvonnan toimintatapoihin oli hyvin opettavainen kokemus. Jokaisessa kunnassa tehdään erinomaisen hyvää työtä hieman eri painotuksin. Hyväksi koetut toimintamallit tulisi vain saada entistä paremmin muidenkin kuntien tietoon ja saataville. Mielelläni lukisin näistä yhä useammin myös Rakennettu Ympäristö-lehdestä. Tähän kirjoitukseen liittyvä loppuraportti on löydettävissä osoitteesta http://www.innopark.fi/portal/ohjelmat_ja_hankkeet/hankkeet/vidico/julkaisut/

Rakennusinsinööri (AMK) Jouni Vastamäki.
Johtava rakennustarkastaja. Järvenpään rakennusvalvontatoimisto.

ikoni_print
HAKU ( RY. Rakennettu Ympäristö )

UUTISET