Rakentamishankkeissa tuotteiden tietojen hallinta on keskeinen osa sujuvaa arkea ja vaatimusten mukaista toteutusta. Peabilla tähän kokonaisuuteen on haettu ratkaisuja ottamalla käyttöön Tuotetieto hallintapalvelu, joka kokoaa yhteen tuotteisiin liittyvät tiedot, hyväksynnät ja dokumentaation.
Tuotannon kehityspäällikkö Anita Marjasalo kuvaa muutosta merkittäväksi askeleeksi kohti yhtenäisempiä käytäntöjä. Ennen Tuotetieto hallintapalvelun käyttöönottoa tuotteiden tiedonhallinta oli Peabilla pitkälti hajautettua. Tietoja kerättiin eri lähteistä, kuten netistä tai suoraan tuotetoimittajilta sähköpostitse, jotka sitten tallennettiin projektien toiminnanohjausjärjestelmään.
Käytännöt niin ikään vaihtelivat huomattavasti eri puolilla Suomea, sillä toimintaa ohjasivat paikallisten rakennusvalvontojen vaatimukset. Marjasalo kertoo tarpeen muutokselle olleen selkeä.
“Halusimme yhtenäistää toimintatapoja ja varmistaa tuotteiden kelpoisuuksien osoittamisen kattavasti. Kun uusi rakentamislaki toi vielä mukanaan vaatimuksen rakennustuoteluettelosta, sekin haluttiin toteuttaa mahdollisimman vähällä lisätyöllä.”
Tuotetieto hallintapalvelu ei ollut Peabille täysin uusi työkalu, sillä sitä oli hyödynnetty jo kemikaaliluettelon hallinnassa. Tämä loi pohjan laajemmalle käyttöönotolle.
“Kemikaaliluettelon myötä kaikilla työmailla oli jo tuotteita Tuotetieto hallintapalvelussa, joten oli luontevaa laajentaa ohjelman käyttöä”, Marjasalo toteaa.
Lisäksi järjestelmän uusi versio vastasi aiempiin puutteisiin. Esimerkiksi nyt järjestelmässä esitetään lisätyille tuotteille vaadittava tuotehyväksyntämenetelmä, mikä tukee työmaiden toimintaa ja mahdollistaa luopumisen erillisistä Excel-pohjaisista ratkaisuista.
Ensimmäiset käyttökokemukset ovat olleet valtaosin myönteisiä. Etenkin työmaat, joille ohjelmisto oli entuudestaan tuttu, ovat pitäneet sen uutta versiota selkeänä. Uusien käyttäjien kohdalla haasteet ovat liittyneet enemmän tuttujen toimintatapojen muuttamiseen kuin itse järjestelmään. Tämä korostaa yhteistyön merkitystä koko hankeketjussa sekä tarvetta sitouttaa kaikki osapuolet yhteiseen toimintamalliin.
Tuotteiden kattavista tiedoista on hyötyä myös tilaajalle rakennuksen koko elinkaaren aikana. Esimerkiksi tästä Marjasalo nostaa Senaatti-kiinteistöjen rakennuttaman Sosiaalipäivystys ja selviämishoitoaseman Tampereen Nekalassa.
”Tällä työmaalla Peab ja Senaatti ovat tehneet tiivistä yhteistyötä aiheen tiimoilta. Senaatin edustajilla on pääsy kohteeseen Tuotetieto hallintapalvelussa jo työmaan aikana, jotta he pääsevät näkemään itselleen olennaisia tietoja ja voivat näin ollen jo ennakkoon suunnitella sen hyödyntämistä omassa toiminnassaan.”
Tuotetieto hallintapalvelun suurimmat hyödyt liittyvät tiedonhallinnan tehostumiseen ja yhteistyön sujuvoitumiseen. Järjestelmä yhdistää Peabin, aliurakoitsijoiden ja suunnittelijoiden tuottaman tiedon yhdeksi kokonaisuudeksi.
“Materiaalitietotulvan hallinta ja kaikkien osapuolten osallistaminen ovat tässä keskeisiä etuja. Aikaa säästyy, kun sähköpostien lähettely ja tiedostojen erillinen tallentaminen vähenevät. Näin ollen tiedon laatukin paranee, kun se perustuu tuotetoimittajien ylläpitämään tietokantaan”, Marjasalo luettelee.
Palvelun käyttöönotto on sujunut pääosin hyvin. Sen uuden version selkeys on saanut kiitosta, ja projektien käynnistäminen on tehty helpoksi valmiiden peruspohjien avulla.
Peabilla käyttöönottoa tukee erikseen nimetty tiimi, joka auttaa työmaita sekä aloitusvaiheessa että käytön aikana. Haasteita on esiintynyt esimerkiksi tilanteissa, joissa tuotteita ei löydy tietokannasta ja ne täytyy lisätä manuaalisesti.
”Meille käyttäjänä ja Rakennustiedollekin olisi eduksi, että mahdollisimman monet tuotetoimittajat lisäisivät tuotteensa palveluun”, Marjasalo lähettää terveisensä tuotetoimittajille.
Anita Marjasalo näkee Tuotetieto hallintapalvelun arvon erityisesti kokonaisuuden hallinnassa. Samasta tiedosta voidaan muodostaa sujuvasti eri kokonaisuuksia: tuotteiden kelpoisuuksien hallinta, rakennustuoteluettelo, kemikaaliluettelo ja luovutusaineisto.
“Tietojen kerääminen näihin neljään eri tarpeeseen millä tahansa muulla tavalla on varmasti työläämpää ja virhealttiimpaa”, hän kiteyttää.
Peabin kokemus osoittaa, että keskitetty tiedonhallinta ei ainoastaan tehosta arkea, vaan myös parantaa tiedon laatua ja varmistaa vaatimusten täyttymisen, kun kaikki hankkeen osapuolet sitoutuvat yhteiseen toimintatapaan.
