Rakennustyömaiden kiireen taustalla on usein puutteellinen ennakkosuunnittelu, epäselvät tavoitteet ja tekemisen aikana ratkaistavat ongelmat. Ratu vastaa tähän haasteeseen 3.6. julkaistulla työkalulla. Uusi Ratu tehtäväsuunnittelu -palvelu tukee työnjohtoa ennakoinnissa, yhteisessä suunnittelussa ja eri työvaiheiden hallinnassa.
Rakennustieto järjesti toukokuussa Ratu-koulutuksen teemalla ”Tehtäväsuunnitelulla kiire pois rakennustyömailta”. Koulutuksessa kerrottiin 3.6. julkaistusta Ratu tehtäväsuunnittelu -palvelusta ja tilaisuuden keskeinen viesti oli, ettei tehtäväsuunnittelu ole mikään ylimääräinen dokumentointivelvoite, vaan se kuuluu työmaan johtamisen ytimeen.
“Kiire ei ole ongelmien juurisyy, vaan seurausta johtamisen ja suunnittelun ongelmista”, muistutti Firan kehityspäällikkö Sari Paukku omassa puheenvuorossaan.
Ratu tehtäväsuunnittelu on uusin osa Ratu-palvelukokonaisuudessa. Sen tavoitteena on tehdä tehtävien ennakkosuunnittelusta käytännönläheistä, sujuvaa ja aidosti työmaata palvelevaa.
Palvelu kokoaa yhteen tehtäväsuunnittelun keskeiset vaiheet, muun muassa:
- tehtävän tavoitteiden määrittelyn
- aikataulu- ja resurssisuunnittelun
- aloitusedellytysten tarkastamisen
- riskienhallinnan
- laadunvarmistuksen
- työvaiheen seurannan ja dokumentoinnin.
Taustalla on ajatus siitä, että tehtäväsuunnittelu ei ole arjesta irrallista paperityötä, vaan jatkuva, jo ennen työmaan käynnistymistä alkava prosessi.
Mittaviivan Tarja Mäen mukaan juuri tässä ajattelutavassa yksi suurimmista muutoksista on vielä kesken.
“Tehtäväsuunnittelua ei tehdä pelkästään kirjoittamalla tai täyttämällä lomakkeita, vaan ajattelulla, ennakoinnilla, yhteistyöllä ja ratkaisemalla mahdolliset ongelmat jo etukäteen.”
Uusi palvelu tekee tehtäväsuunnitelmasta koko työmaan yhteisen asian. Pääurakoitsija laatii verkkopalvelussa suunnitelman ja kutsuu siihen mukaan myös aliurakoitsijat. Näin ollen hekin saavat tiedot työn toteutuksesta, kuittaavat suunnitelman luetuksi ja samalla sitoutuvat noudattamaan sitä. Vaihtoehtoisesti aliurakoitsijat voivat laatia palvelussa itse oman suunnitelmansa, jonka pääurakoitsija puolestaan hyväksyy. Pääurakoitsija voi myös velvoittaa aliurakoitsijan laatimaan esimerkiksi työturvallisuuteen liittyviä suunnitelmia ja toimittamaan ne palvelun kautta hyväksyttäväksi. Näin tehtäväsuunnitelma ei jää pöytälaatikkoon, vaan siitä muodostuu yhteinen käytännön työtä ohjaava asiakirja.
Koulutuksessa korostettiin, että onnistunut tehtäväsuunnittelu näkyy suoraan työmaan arjessa. Työvaiheet etenevät sujuvammin, häiriöt vähenevät ja työnjohto pystyy keskittymään toistuvien ongelmien ratkaisemisen sijaan tuotannon johtamiseen.
Sari Paukku kuvasi, kuinka myös tahtituotannon kehittäminen on muuttanut työmaiden toimintaa merkittävästi. Kun työvaiheet, logistiikka ja materiaalitoimitukset suunnitellaan tarkasti ennakolta, yllätyksille jää vähemmän tilaa.
“Kun tuotanto on pakko suunnitella oikeasti valmiiksi asti ennen kuin sitä edes aloitetaan, aikataulujen hallinta paranee ja sen myötä kiirekin vähenee huomattavasti.”
Firan hankkeissa rakentamisaikaa on onnistuttu lyhentämään jopa lähes kolmanneksella. Tehostumista on tapahtunut etenkin sisävaiheissa, joiden kesto on puolittunut. Samalla työmaan ennustettavuus ja laatu ovat parantuneet. Keskeinen havainto on ollut, että tehtäväsuunnittelu ei ole erillinen vaihe rakentamisessa, vaan olennainen osa päivittäistä johtamista.
Tarja Mäki korostaa, että tehtäväsuunnittelun tärkein vaihe tapahtuu jo ennen ensimmäistäkään työvaihetta. Kun tehtävän sisältö, aikataulut, materiaalit, laatuvaatimukset, turvallisuus, logistiikka ja aloitusedellytykset käydään asianosaisten kanssa yhdessä ja ajatuksella läpi, työ pääsee etenemään ilman jatkuvia keskeytyksiä.
Lisäksi hän muistuttaa, että tehtäväsuunnittelu on ennen kaikkea yhteistyötä.
“Se on sosiaalinen prosessi. Keskustelua, yhteisen ymmärryksen rakentamista ja sen varmistamista, että viimeinenkin tekijä tietää, mitä työltä odotetaan.”
Työkalut eivät toki yksin ratkaise työmaan ongelmia, mutta ne antavat hyviä eväitä yhteiseen pohdintaan ja ajatusten vaihtoon. Erityisesti ne antavat tukea parempaan johtamiseen ja ennakointiin.
“Kaikkia muutoksia ei tarvitse tehdä kerralla, mutta tehkää edes jotain”, Sari Paukku kannusti koulutuksessa. “Jo tarkempi aikataulusuunnittelu ja tehtävien ennakointi vievät työmaata valtavasti eteenpäin.”
Ratu-koulutus: Tehtäväsuunnitelulla kiire pois rakennustyömailta
